La transformación digital supone para las empresas enormes oportunidades de innovación y ventajas competitivas, que requieren un replanteamiento completo de la organización. No se resume, por ejemplo, en la creación de una página web o una aplicación móvil.
El proceso empieza antes, en los aspectos más diarios de la gestión. Si un proceso no se ejecuta de forma óptima y se digitaliza, se amplificará el problema. Lo digital no va a arreglar un mal proceso de trabajo, lo empeora y amplifica.
Cuando una empresa emprende un proceso de transformación digital inevitablemente también lleva implícito un cambio de procedimientos y formas de trabajo. Supone cambios culturales, estratégicos, tecnológicos, operativos, etc., donde los procesos juegan un papel fundamental junto con los datos. Estos cambios, que deben ser planificados convenientemente, con frecuencia conllevan rediseños y adaptaciones de todos los procesos internos. Las empresas deben determinar si optan por la digitalización de los procesos de negocio, o en realidad realizan una transformación digital del negocio.
Hay que pararse a pensar en el punto de partida de la organización, en cuanto al grado de automatización de procesos, de cultura interna y habilidades digitales del personal. Se trata de hacer las cosas de manera diferente: rediseñar todo el proceso de creación de valor, utilizando la tecnología. No se trata solo de automatizar o introducir tecnología en un proceso existente. Es necesario ir más allá, modificar el modelo de negocio, modificar la cadena de valor y, seguramente, crear un nuevo suministro de los productos y/o servicios, que proporcionará una nueva y mejor forma de creación de valor para el cliente. El rediseño de los procesos, muy al contrario de lo que comúnmente se piensa, no tiene porqué aumentar la complejidad de los mismos, debe servir para modernizar, racionalizar y simplificar creando nuevos procesos clave necesarios para el replanteamiento del negocio. Se basa, al final, en cuestionarse continuamente si hay una mejor forma de realizar lo mismo pero actualizando el proceso con el conocimiento y tecnología actual.
Es necesario identificar los distintos procesos de la empresa y clasificarlos: trabajos manuales, datos no centralizados o conectados, la no documentación, etc. Todo esto provoca que el personal carezca de orientación sobre como conducir los procesos, y en ausencia de documentación, todo se basa en el conocimiento y experiencia individual. No es que sea incorrecto, solo hay que reconducirlo para sacarle rendimiento a esa experiencia individual convirtiéndola en colectiva y que aporte valor al proceso.
Según Forbes, cerca del 80% de los proyectos de transformación digital fallarán si tienen como foco solamente a la tecnología. Es necesario analizar cómo de eficiente es la empresa internamente; qué datos tiene disponibles; cuál es la calidad de estos, etc. y una vez en este punto del proceso, saber qué capacidades necesita la organización. Por ello, el proceso de transformación digital debe ir más allá del departamento de IT y se debe implicar e integrar a todas las áreas de negocio. Colaborar con otras empresas en este proceso de cambio, e incluso mediante una consultoría técnica externa puede ayudar a mejorar y simplificar el proceso. Eso sí, ha de tenerse en cuenta que, de la misma forma que la tecnología sola no es capaz de salvar ninguna organización, la consultoría técnica tampoco se debe ver como un fenómeno capaz de solucionar todos los problemas de la empresa. Este servicio funciona como parte de la tarea previa a la transformación digital que ayudará a la organización a identificar los cambios necesarios, a identificar las soluciones que mejor se adecuen a los objetivos estratégicos, a revisar los procesos, a actualizar la arquitectura tecnológica y a adaptar la cultura organizacional.
La transformación digital de las empresas ya no es un proceso complejo y costoso que solo se pueden permitir las grandes organizaciones. No se trata de reinventar una empresa, sino de identificar posibles mejoras y aplicar nuevas tecnologías para dar mejores soluciones a los clientes con los recursos existentes. Todo ello vale a empresas tanto grandes como pequeñas.
Hay mucho por hacer, pero la tecnología nos lo pone fácil para empezar. No hace falta ser el mejor, ni el que más capital invierta, ni el que mejor tecnología utiliza. Sólo se debe tener ganas de producir un cambio y transformar el equipo para aportar más al cliente y al personal, y eso sí, se debe estar dispuesto a hacer un esfuerzo en este proceso.
Artículo para La Gaveta Económica de Airam Rodríguez.
